기업을 운영하면서 사업과 관련해 지출을 하는 경우 객관적인 증빙서류를 받아야 비용으로 인정받을 수 있다. 또한 정당한 증빙서류를 갖추지 못할 경우 가산세까지 내야하는 문제점도 생긴다. 
증빙을 갖추지 못한 지출이 사업자와의 거래이면서 재화나 용역을 공급받는 경우엔 가산세가 적용된다(법인세법 제76조 5항). 거래 상대가 사업자가 아닌 경우는 적용되지 않으며, 건당 거래금액이 3만원 미만인 경우엔 가산세가 부과되지 않는다(법인세법시행령 제158조 2항). 

업무와 관련해 지출한 비용에 대한 지출증빙서류를 수취하지 않은 경우에도 다른 객관적인 자료에 의해 그 지급사실이 확인되는 경우에는 당해 법인의 손금으로 인정될 수도 있다. 즉 영수증을 받지 않더라도 지출이 객관적으로 명백한 경우에는 비용으로 인정되고, 가산세만 내면 된다(법인 46012－1281, 1999년 4월7일).

증빙서류는 원칙적으로 신용카드, 세금계산서, 계산서와 현금영수증이다(법법 §116 ②). 이 경우 종업원 개인명의의 신용카드를 실제로 법인의 사업과 관련된 거래에 사용하고 그 증빙서류로서 신용카드매출전표를 수취한 것이 확인된 경우에는 증빙불비가산세가 적용되지 않는다(법인 46012-4178, 1999년 12월4일). 이러한 과거의 국세청 해석이 지금도 유효한지는 확인할 필요가 있다.

신용카드는 직불카드, 외국에서 발행된 신용카드, 선불카드를 포함한다(법인세법시행령 제158조 3항). 이러한 신용카드를 사용할 경우 신용카드 영수증을 보관해도 되고 월별이용대금명세서를 보관해도 된다(법인세법시행령 제158조 4항). 

비영리법인과 거래하는 경우에는 동 법인이 발행하는 영수증을 첨부해 지급사실을 입증하면 된다. 다만 비영리법인이라도 수익사업을 영위하는 경우 세금계산서, 계산서 또는 카드를 사용해야 한다(법인세법시행령 제158조 1항1호). 예를 들어 기부금 등의 지출을 하는 경우에는 해당 법인의 영수증 등만 받으면 된다. 상대방이 사업자에 해당하지도 않을 뿐더러 재화나 용역을 공급받지도 않았기 때문이다. 다만 비영리법인의 성격에 따라 그 지출이 기부금으로 인정되지 않는 경우 비용으로 인정되지 않고 세금이 부과될 수도 있다.

여행사의 경우 비자발급 비용이 여기에 해당할 수 있다. 주한외국대사관은 비영리외국법인으로 보며, 여행사가 대사관에 지급하는 비자비용에 대해서는 대사관의 수익사업과 관련된 부분을 제외하고 정규 지출증빙서류의 수취 및 보관의무가 없다(서면2팀-913, 2004년 4월29일).

 

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