현행 근로기준법은 임금대장을 3년간 보관하도록 규정할 뿐, 임금명세서 교부를 강제하지 않는다. 이에 근로자는 사용자가 임의로 임금명세서를 교부하지 않는다면 본인 임금의 구성항목 및 산출방식에 대하여 정확히 파악할 수 없었다. 근로기준법 개정에 따라 11월19일부터 사용자는 급여를 지급하는 때에 임금명세서를 교부하여야 한다.

개정 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서)에 따르면, 임금명세서는 근로자에게 지급되는 임금의 구성항목·계산방법 및 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등을 적은 문서다. 임금명세서 교부 의무는 근로자를 고용하는 모든 사업장(5인 미만 사업장 포함)에 적용되며, 기간제 근로자 및 일용직 근로자 등 근로형태를 불문하고 모든 근로자에게 임금명세서를 교부해야 한다. 

구체적으로 임금명세서에 기재할 사항은 ▲성명 ▲생년월일·사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보(30일 미만 일용근로자는 제외가능) ▲임금지급일·근로일수·총근로시간수 ▲연장·야간·휴일근로 시간수(상시 4명 이하 또는 근로기준법 제63조 각 호의 어느 하나에 해당하는 근로자는 제외 가능) ▲임금총액·기본급·각종수당·상여금·그 밖의 임금의 항목별 금액(통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액) ▲임금의 각 항목별 계산방법 등 임금총액을 계산하는데 필요한 사항 ▲근로기준법 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 공제항목별 금액과 총액이다. 

임금명세서 교부의무를 위반하는 경우 과태료가 부과된다. 2021년 7월29일에 입법 예고된 근로기준법 시행령 일부개정령(안) [별표 7] 과태료의 부과기준에 따르면, 임금명세서를 교부하지 않은 경우 1차 위반 시 30만원, 2차 위반 시 50만원, 3차 이상 위반 시 100만원의 과태료가 부과될 수 있다. 또한 임금명세서에 기재사항 중 일부를 기재하지 않거나, 사실과 다르게 기재하여 교부한 경우 1차 위반 시 20만원, 2차 위반 시 30만원, 3차 이상 위반 시 50만원의 과태료가 부과될 수 있다. 

이처럼 임금명세서를 교부하지 않는 경우는 물론 임금명세서를 교부하였으나 일부 기재사항을 누락한 경우 또는 사실과 다르게 기재해 교부한 경우에도 과태료가 부과될 수 있으므로, 임금명세서에 대한 철저한 사전준비와 체계적인 관리가 중요해질 것으로 예상된다.