업무의 효율을 높이는 스마트한 워킹 툴이란? | KATA 여행업 종사자 디지털 역량 강화 교육⑭
업무의 효율을 높이는 스마트한 워킹 툴이란? | KATA 여행업 종사자 디지털 역량 강화 교육⑭
  • 손고은 기자
  • 승인 2021.11.25 00:05
  • 댓글 0
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문서 스캔‧저장‧변환‧편집‧관리 등 간편프로그램 활용
방대한 양의 사진과 인맥 관리부터 회의록도 앱으로

 

한국여행업협회(KATA)가 여행의 미래를 준비하기 위해 8월17일부터 11월30일까지 ‘여행업 종사자 디지털 역량 강화 교육’을 진행한다. 디지털 역량·기술 교육, 직무 역량 강화 교육, 미래 인재 육성 교육, 맞춤형 교육 등 총 22개 강좌가 진행되며, 여행업 관계자라면 누구나 무료로 참여할 수 있다. 주요 교육 내용을 소개한다. <편집자주>

 

​한국습관교육센터 이은호 대표코치
​한국습관교육센터 이은호 대표코치

여행업무의 효율을 높이는 디지털 워킹 툴 
-한국습관교육센터 이은호 대표코치 

인류는 도구를 사용하면서 발전해왔다. 적절한 도구를 사용하면 효율적인 업무가 가능하고 이를 통해 빠른 결과물을 만들어낼 수 있다. 현대사회에서는 인터넷 인프라, 기술의 발전으로 활용할 수 있는 스마트 워킹 툴도 다양하다. 한국습관교육센터 이은호 대표코치는 ‘여행업무의 효율을 높이는 디지털 워킹 툴’ 강의를 통해 여행업무에 활용할 수 있는 다양한 디지털 워킹 툴을 소개했다. 손쉽게 익힐 수 있으며 빠르고 간편한 접근이 가능한 워킹 툴들이다. 

 

▶각종 메모와 문서…빠르게 디지털화 

다양한 서적과 회의록, 교육 매뉴얼, 보고서, 각종 메모를 깔끔하고 효과적으로 정리할 수 있는 대표적인 도구는 스캐너블, vFlat Scan, DocScan이다. 종이 문서를 파일에 모아두거나 인쇄소에서 복사, 스캔하는 등 아날로그 방식에서 벗어나 수정, 저장, 공유 등에 효과적인 업무를 돕는 도구다. 세 가지 도구의 공통점은 문서를 복합기로 스캔하는 것처럼 사진 촬영으로 종이 문서를 깔끔하게 PDF나 이미지 파일로 저장해주는 기능을 갖추고 있다는 점이다. vFlat Scan의 경우 서적 스캔에 최적화된 앱이다. 자주 읽는 책이나 보관이 필요한 서적을 스캔하면 타이핑하지 않아도 PDF 파일로 손쉽게 저장할 수 있다. DocScan의 경우 광고가 거의 없고 고품질 저장이 가능하며, 서명을 추가하거나 간단한 수정을 할 수 있는 기능과 폴더로 구분해 관리하는 기능도 갖췄다. 

빠르고 손쉬운 스캔을 돕는 앱 / 이은호 대표코치

종이 문서를 디지털 문서로 변환한 후 편집하고 싶을 때 사용할 수 있는 도구로는 알PDF가 있다. PDF 파일을 PPT 파일로 변환해주는데, PPT 프로그램을 통해 손쉽게 텍스트나 구성을 변경할 수 있게 된다. 똑같은 파일을 굳이 만들지 않아도 된다는 점에서 시간 절약에 효과적이라는 의미다. 스몰 PDF 프로그램도 알아두면 좋다. PDF 파일을 이미지 파일로 변환해주는데, 포토샵이나 일러스트를 사용하지 않아도 선명하게 고화질로 저장 가능하다는 장점이 있다. 

 

사진 정리를 돕는 구글 포토, 포토스캐너 그리고 명함 관리 앱 리멤버 / 이은호 대표코치

▶인맥 관리도 스마트하게 

소중한 인맥을 잘 관리유지하는 것도 비즈니스에서 중요한 요소로 꼽힌다. 받은 명함을 관리하는 대표적인 앱으로 잘 알려진 리멤버가 있다. 앱을 통해 사진으로 촬영하면 명함 속 이름, 회사명, 소속 부서, 연락처, 이메일 등의 정보를 앱 안에 저장해주는 기능을 갖췄다. 인맥은 회사의 자산으로 평가될 정도로 잘 관리해야 할 가치가 있다. 팀 명함첩을 활용하면 회사 조직이 공동으로 접근 가능하다. 그밖에 리멤버 나우를 통해 다양한 직장생활과 관련된 콘텐츠를 접하고, 직장인들의 고민을 공유하는 커뮤니티에도 참여할 수 있다. 자신의 경력과 개인 정보를 프로필에 입력하면 헤드헌터와도 연결 가능한 만큼 개인적인 커리어도 함께 관리할 수 있다는 면에서 활용도가 높다. 웹에서는 사진으로 저장해둔 명함이나 엑셀 파일을 업로드하면 자동으로 저장해주는 기능을 갖고 있다.

여행업계에서 중요한 또 다른 자산은 사진이다. 구글 포토를 이용하면 휴대폰에 저장된 사진을 자동으로 동기화할 수 있고, 인공 지능이 분류한 특정 인물, 장소, 날짜, 키워드 등을 적용해 쉽게 사진을 분류하고 검색할 수 있다. 앨범을 만들어 여러 사진을 다른 이들과 공유하는 기능도 활용하기 좋다. 

 

음성을 문서로 변환해주는 다양한 앱 / 이은호 대표코치

▶자료 수집부터 기록보관까지 

중요한 기사를 스크랩하거나 인터뷰, 미팅, 회의 등을 기록하고 보관한다면 어떤 도구가 효과적일까? 대표적으로 카카오톡 ‘나에게 채팅’을 통해 공유하는 방법이 있다. 나만 볼 수 있는 채팅창을 활용하는 방법이다. 또는 다이널리스트 크롬앱에서 인박스(inbox) 자동 스크랩 기능을 활용해도 좋다. 크롬 상단에 있는 아이콘을 누르면 기사 제목과 링크가 자동으로 스크랩이 되는데, 키워드를 태그하거나 다시 확인해야 하는 날짜를 저장해두면 쉽게 검색할 수 있는 기능을 가지고 있다. 

영상이나 음성 파일을 텍스트로 만들어주는 브류(Vrew), 비토(Vito), 클로바노트 AI 음성기록, 구글 Docs와 같은 프로그램을 활용하면 미팅, 회의에 보다 집중하고고 효율적으로 문서를 정리할 수 있게 돕는다. 

 

손고은 기자 koeun@traveltimes.co.kr


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