5인 이상 근로자를 사용하는 사업장이라면 사업주는 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일 이상의 유급휴가를 주어야 한다. 1년간 80% 미만 출근의 경우 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 부여하면 된다.

출근율은 근로자가 입사한 날로부터 1년간을 계산하는 것이 원칙이지만, 1월1일부터 계산하는 사업장이 상당수다. 회계연도를 기준으로 모든 근로자의 연차유급휴가를 일률적으로 산정·부여하는 방식인데, 운영관리가 편하다는 이유에서다. 고용노동부와 대법원도 사업장 내 모든 근로자의 연차유급휴가를 일률적으로 관리할 필요성이 있다는 점을 인정, 회계연도 기준의 연차휴가 운영관리방식을 허용하고 있다. 따라서 근로계약서 및 취업규칙 등에 회계연도를 기준으로 연차휴가를 부여한다는 근거를 마련하고 회계연도에 따라 연차휴가를 관리하면 된다.

회계연도 기준으로 연차휴가를 부여한 경우에는 퇴직 시점에서 입사일 기준보다 발생된 총 휴가일수가 불리하지 않아야 법 위반이 되지 않는다. 회계연도 기준으로 관리하는 사업장이라면 근로자가 퇴사하는 경우 퇴사 시점에서 근로자의 입사일을 기준으로 연차휴가를 산정해 비교해 볼 필요가 있다. 만약 회계연도를 기준으로 산정한 휴가일수가 입사일 기준으로 산정한 휴가일수에 미달하는 경우에는 그 미달하는 일수에 대해 연차휴가미사용수당으로 정산해줘야 한다.

예를 들어 2017년 7월1일에 입사한 근로자가 2022년 12월1일에 퇴사한다면 총 90일의 휴가가 발생하는데, 회계연도 기준으로 80.5일의 휴가를 부여했다면 9.5일은 수당으로 정산해줘야 한다. 퇴사 시점에서 회계연도를 기준으로 산정한 휴가일수가 입사일 기준보다 많다면, 입사일 기준으로 재 정산한다는 취업규칙이나 단체협약이 없는 한 회계연도 기준 휴가 일수 전체를 부여해야 한다. 위 예의 근로자가 2022년 5월1일에 퇴사한다면 입사일 기준으로 총 73일의 휴가가 발생하지만, 회계연도 기준으로 부여한 80.5일을 모두 유급휴가로 인정해줘야 하는 것이다. 다만 퇴직 시 정산할 수 있도록 규정한 경우 7.5일을 공제할 수 있다.

회계연도 기준의 연차휴가 관리방식은 효율성·편리성 측면에서 분명한 장점을 갖지만, 퇴직 시점에서 반드시 법적 기준에 따라 부여했는지 검토가 필요하므로 유의해야 한다.