근로자와 이별하는 단계에서 사용자는 무엇을 주의 깊게 살펴야 할까? 먼저 사직서를 제출하도록 안내하는 것이 우선이다. 물론 사직 의사표시는 구두로 하더라도 효력이 있지만 정확한 퇴사일이나 사직 사유를 명확히 하기 위해, 혹시 모를 법적 분쟁에 대비하기 위해 서면으로 제출받는 것이 가장 명확하다. 실무적으로 마지막 근무일과 퇴사일(마지막 근무일의 다음 날)을 혼동하는 경우가 많고, 퇴사일 하루 차이로 주휴수당 발생, 퇴직금 지급, 연차 발생 여부가 달라질 수 있기 때문이다.

근로기준법 제36조와 근로자퇴직급여 보장법(이하 퇴직급여법) 제9조에 따르면 사용자는 지급 사유 발생일로부터 14일 이내 근로자에게 임금, 퇴직금을 포함한 금품을 지급(이하 금품 청산)해야 한다. 14일 이내 금품 청산이 이루어지지 않으면 연 20%의 지연이자를 부담해야 하고 형사처벌까지 가능하다. 물론 당사자 사이의 합의가 있는 경우 지급기일을 연장할 수 있고, 편의상 많은 사업장에서 근로자 퇴사 시 금품청산을 다음 정기 급여일에 지급한다는 내용을 근로계약서에 담기도 한다. 다만 근로자들이 청구하지 않는 것일 뿐 합의로 지급기일을 연장하더라도 지연이자는 발생하며, 퇴직금은 퇴직을 요건으로 발생하는 임금이므로 재직 중에 한 지연 지급 합의는 효력이 없는 것이 원칙이다. 따라서 금품 청산은 가능하면 법정 기일을 준수하는 것이 가장 안전하다.

퇴사일을 기준으로 다음달 15일까지 4대보험 상실신고도 진행해야 한다. 만약 신고 기한을 미준수하거나 신고를 누락할 경우 과태료가 부과될 수 있고, 위반 횟수에 따라 과태료 부담이 늘어나니 주의해야 한다. 고용보험에 있어서 상실 사유가 무엇인지에 따라 실업급여 수급 자격이 달라지고, 퇴사한 근로자가 사용자에게 이직확인서를 요청할 경우 10일 이내 발급해줘야 하므로 이 부분이 낯설다면 관할 고용센터나 노무법인에 문의해 도움 받기를 추천한다. 

마지막으로 근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에 따라 사용자는 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존해야 한다. 해당 규정은 위반 그 자체로 과태료 부과 대상이고, 임금채권 소멸시효가 3년임을 고려할 때 퇴사 후 임금체불 진정에 대한 대비 자료를 갖춰 놓는다는 측면에서도 관리할 필요가 있다.